Transparenzerklärung für meine Kunden (m/w/d)

Guten Tag und danke für Ihr Interesse an meiner Internetseite. Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird – im Rahmen der nachfolgenden Erläuterungen – auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d. Neben diesen und anderen Dingen nehme ich auch Ihre Rechte auf Privatsphäre, Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung sehr ernst.  Daher möchten ich Sie über folgendes informieren:

Wer bin ich? Wie erreichen Sie meinen Datenschutzbeauftragten?

Ich bin die Inhaberin des Unternehmens Birgitta Reitschuster, code2content – die Content Strategen, Neuschwansteinstrasse 25 A, 86163 Augsburg. Ich bin wie folgt erreichbar: Telefon: +49 176 613 56782, E-Mail: info@code2content.de. Ich bin verantwortlich für das Thema Datenschutz.

Was geschieht bei der Nutzung meiner Internetseite?

Die hiesige Erklärung betrifft nur den Fall, dass Sie meine Leistungen beanspruchen oder daran Interesse zeigen. Daher verweise ich hinsichtlich der Nutzung meiner Internetseite auf meine gesonderte DatenschutzerklärungDort finden Sie alle Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Besuch meiner Internetseite.

Was geschieht, wenn Sie eine meiner Leistungen und/oder Produkte anfragen und/oder buchen?

(1) Soweit Sie eine meiner Leistungen und/oder Produkte anfragen und/oder buchen, verarbeite ich sämtliche Daten, die Sie mir gegenüber mitteilen (insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Ihre Bestelldetails) sowie alle Daten, die zwingend für die Begründung, Durchführung und Beendigung des damit verbundenen Vertrags, erforderlich sind. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, denn dann ist die Kommunikation zur Anbahnung, Erfüllung und Beendigung des Schuldverhältnisses erforderlich.

(2) Ich verarbeite in diesem Fall Ihre Daten auch, um gesetzliche Pflichten, denen ich unterliege, zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB. Nach diesen Vorschriften sind einige der o.g. Daten auch über den Zeitpunkt der Zweckerreichung hinaus aufzubewahren. So bin ich ggf. verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),
  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist ((Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

(3) Ich weise Sie darauf hin, dass dies sowohl für kostenpflichtige als auch für kostenfreie Produkte und/oder Leistungen gilt.

(4) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Inwieweit nutze ich Ihre Daten nun zur werblichen Ansprache?

(1) Sofern Sie nicht bereits von mir informiert wurden, teile ich Ihnen mit, dass ich Sie nunmehr werblich ansprechen werde. 

(2) Ich werde Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie auftragsbezogene Kommunikationsinhalte dazu verwenden, Sie werblich anzusprechen. Die werbliche Ansprache umfasst grundsätzlich die folgenden Kommunikationskanäle: E-Mail und Post. Inhaltlich umfasst die werbliche Ansprache jede Äußerung von mir, bei der Ausübung meiner Tätigkeit mit dem Ziel, den Absatz meiner Waren oder die Erbringung meiner Dienstleistungen zu fördern. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend, regelmäßige und unregelmäßige Newsletter, Einladungen, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote für konkrete Produkte und Leistungen. Ferner umfasst die werbliche Ansprache, dass ich Sie per E-Mail, auf die kostenfreien und kostenpflichtigen Produkte und Dienstleistungen aufmerksam machen darf, die meine Kooperationspartner anbieten. Hierbei werden Ihre Daten nicht an diese Kooperationspartner übermittelt. Vielmehr empfehle ich Ihnen lediglich deren Produkte, wobei ich diese Nachrichten selbst editieren kann.

(3) Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Nach dieser Vorschrift darf ich Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Wahrung meiner berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Mein berechtigtes Interesse ist das Interesse an Direktwerbung, wie Sie in Absatz 2 beschrieben ist. Dass mein Interesse an Direktwerbung im Rahmen des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO anerkennenswert ist, stellt die Datenschutzgrundverordnung in ihrem Erwägungsgrund 47 am Ende klar. Dort heißt es: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.“ Mein Interesse leite ich ferner davon ab, dass wir bereits in einer Rechtsbeziehung standen oder ggf. noch stehen, sodass es Ihrer heute weitverbreiteten Erwartungshaltung entspricht, dass ich Sie werblich ansprechen werde. Ihre Interessen sind hinreichend gewahrt, da ich Sie hiermit umfassend informieren und Ihr bedingungsloses Widerspruchsrecht anerkennen und die hierfür erforderlichen technischen Verfahren eingerichtet habe. Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, dies durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle („Wer bin ich?“) oder durch Auslösen des „unsubsribe-Links“ am Ende einer jeden werblichen Nachricht, die Sie von mir erhalten.
Ich weise Sie insbesondere darauf hin, dass Sie der Verwendung Ihrer Daten zu werblichen Zwecken jederzeit widersprechen können, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

(4) Ich weise Sie darauf hin, dass dies sowohl für kostenpflichtige als auch für kostenfreie Produkte und/oder Leistungen gilt.

(5) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Was geschieht bei einer Unternehmensveräußerung im Wege des Asset-Deals?

(1) Es besteht die Möglichkeit, dass sich mein Unternehmen oder Teile davon auch auf andere Weise gesellschaftsrechtlich verändern. Hierbei bestünde die Möglichkeit eines sog. Asset-Deals. Unter einem Asset Deal versteht man den Unternehmenserwerb durch Übertragung seiner jeweiligen Vermögensgüter, wenn ich also „gekauft“ werde.

(2) Sofern ich – im Zeitpunkt der Übertragung Ihrer Daten – Ihnen gegenüber noch vertragliche Pflichten habe, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung meiner Produkte und Dienstleistungen stehen, ist die mit dem Asset-Deal verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt. Nach dieser Vorschrift ist die darin liegende Verarbeitung zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. Hier besteht ein solches Verarbeitungsinteresse. Die Frage, ob ein solches Interesse vorliegt, ist am Verarbeitungszweck zu messen und muss einerseits rechtliche, wirtschaftliche und ideelle Interessen berücksichtigen und andererseits mit Blick auf die (Unions-)Grundrechte weit ausgelegt werden. Hier ist mein Interesse, dass meine Mandanten auch nach dem Asset-Deal weiterbedient werden. Dies entspricht freilich auch Ihrem Interesse. Selbstverständlich können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, dies durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle („Wer bin ich?“).

(3) Sofern ich – im Zeitpunkt der Übertragung Ihrer Daten – bereits alle vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung meiner Produkte und Dienstleistung stehen, erfüllt habe, wird die Übertragung Ihrer Daten nur erfolgen, soweit es nachvertragliche Pflichten gibt oder es wahrscheinlich ist, dass Sie ggf. noch Nachfragen haben. Denn dann ist die mit dem Asset-Deal verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt. Das Interesse folgt hier daraus, dass in der möglicherweise anfallenden Erfüllung nachvertraglicher Pflichten und Nachfragen Ihrerseits, ein Übertragungsinteresse besteht.

(4) Ich behalte mir das Recht vor, ergänzend eine Einwilligung von Ihnen abzufragen, wenn andere Fälle der Datenübermittlung zwecks Durchführung einer gesellschaftsrechtlichen Reorganisation in Betracht kommen. Insoweit verarbeite ich die aus Ihren, mir bekannten Kontaktdaten herrühren, um Sie um Ihre Einwilligung in die werbliche Ansprache zu bitten. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Nach dieser Vorschrift darf ich Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der ich unterliege. Die rechtliche Verpflichtung, der ich unterliege, folgt aus Artikel 7 Absatz 1 DSGVO bzw. Artikel 5 Absatz 1 DSGVO. Denn nach diesen Vorschriften bin ich rechtlich verpflichtet, die Einholung einer Einwilligung zu dokumentieren. Das geht nur, wenn ich Ihre Daten dafür zu Nachweiszwecken erhebe. Ich speichere die Daten, solange dies zu Nachweiszwecken erforderlich ist. Sofern Sie die Einwilligung bestätigen, endet die Aufbewahrungsfrist erst nach Widerruf Ihrer Einwilligung zzgl. der Zeit bis zur Verjährung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, also i.d.R. am 31. Dezember des 3. Kalenderjahres, das auf das Jahr, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, folgt.

(5) Ich weise Sie darauf hin, dass dies sowohl für den Fall gilt, dass Sie ein kostenpflichtiges als auch ein kostenfreies Produkt bei mir buchen.

(6) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Wie setze ich wir Zoho Campaigns ein?

(1) Ich setze Zoho Campaigns ein. Mein unmittelbarer Vertragspartner ist die Zoho Corporation B.V., Hoogoorddreef 15, 1101 BA Amsterdam, Niederlande (Zoho). Es ist jedoch davon auszugehen, dass dieser Anbieter Ihre Daten mithilfe der Muttergesellschaft Zoho Corporation, 4141 Hacienda Drive, Pleasanton, California 94588, USA verarbeitet. Nähere Informationen zum Thema Datenschutz bei Zoho Campaigns finden Sie unter https://www.zoho.com/de/privacy.html und https://www.zoho.com/campaigns/gdpr/. Über die Einsatzmöglichkeiten und die Art der Verarbeitung Ihrer Daten erfahren Sie ergänzend etwas unter https://www.zoho.com/de/campaigns/.

(2) Ich habe Zoho gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt. Der Beauftragung dieses Dienstleisters steht auch nicht entgegen, dass er Ihre Daten ggf. am Sitz der Zoho Corporation verarbeitet. Denn die dort stattfindende Verarbeitung ist ergänzend durch Artikel 45 Absätze 1 und 9 DSGVO i.V.m. dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 (C (2016) 4176) gerechtfertigt, da die Zoho Corporation im Privacy-Shield-Framework gelistet ist, sodass die Übertragung der Daten in die USA zulässig ist.

(3) Ihre Daten werden zu Versandzwecken an „Zoho MarketingHub“ bzw. „Zoho Campaigns“ übermittelt.

(4) Die Einzelheiten zur Rechtsgrundlage und Speicherungshöchstdauer dieser Verarbeitung finden Sie unter „Inwieweit nutzen wir Ihre Daten nun zur werblichen Ansprache?“.

(5) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Wie setze wir Acuity Scheduling ein?

(1) Ich setze das Terminbuchungsportal Acuity Scheduling ein. Anbieter ist die Acuity Scheduling, Inc., 79 Madison Ave., 2nd Floor, New York, NY 10016, support@acuityscheduling.com.

(2) Über meineWebsite können Sie einen Termin vereinbaren, wobei die Terminbuchungs- sowie die von Ihnen preisgegebenen Daten über und bei diesem Anbieter gespeichert und mir anschließend zur Verfügung gestellt werden. Nähere Informationen zur Funktionsweise finden Sie hier https://secure.acuityscheduling.com/ . Nähere Informationen zum Datenschutz bei diesem Anbieter finden Sie hier: https://www.acuityscheduling.com/privacy.php. Ich verarbeite in dieser Konstellation Ihre Daten ferner, um gesetzliche Pflichten, denen ich unterliege, zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB. Nach diesen Vorschriften sind einige der o.g. Daten auch über den Zeitpunkt der Zweckerreichung hinaus aufzubewahren. So bin ich ggf. verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),
  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist ((Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

(3) Ich habe diesen Anbieter beauftragt, Daten für mich zu verarbeiten. Der Beauftragung steht auch nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt und die Daten verarbeitet. Denn meine Vertragsurkunde entspricht den EU Standardvertragsklauseln, sodass die Beauftragung nach Artikel 46 DSGVO möglich ist. Die Vertragsurkunde finden Sie hier: https://acuityscheduling.com/img/AcuitySchedulingModelClauses.pdf.

Wem übermittle ich die Daten? Und: Verlassen die Daten die Europäische Union?

(1) Ich übermittle Ihre Daten an externe Dienstleister, die mich bei den folgenden Tätigkeiten unterstützen: Speicherung und Verwaltung von Daten, IT-Support, Durchführung von Veranstaltungen. Hierbei stelle ich sicher, dass diese Dienstleister sorgfältig ausgewählt, datenschutzkonform vertraglich gebunden und regelmäßig überprüft werden. Unter diesen Dienstleistern sind auch Unternehmen, die Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten bzw. dort ihren Sitz haben. Bei diesen Unternehmen wähle ich nur Unternehmen aus, die die Daten an Orten verarbeiten, für die es einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Artikel 45 DSGVO) gibt. Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, beauftrage ich diese Dienstleister nur, sofern sie hinreichende Sicherheitsgarantien (Artikel 46 DSGVO) abgeben, etwa durch Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln.

(2) Ferner habe ich  für die Zwecke der steuerlichen Erfassung und sonstige steuerrechtliche Leistungen ein externe Steuerberatungskanzlei beauftragt. Soweit Daten bei ihr verarbeitet werden, stellt dies keine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK-Kurzpapier 13), sondern eine Funktionsübertragung dar, die ihrerseits durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Mit Blick auf Ihre Widerspruchsrechte verweise ich auf den Abschnitt „Welche Rechte haben Sie?“.

Wer empfängt Ihre Daten noch? Und: Verlassen die Daten die Europäische Union?

Zudem erhalten Ihre Daten externe Dienstleister, die mich bei den folgenden Tätigkeiten unterstützen: Speicherung und Verwaltung von Daten, IT-Support, Durchführung von Marketingmaßnahmen. Hierbei stelle ich sicher, dass diese Dienstleister sorgfältig ausgewählt, datenschutzkonform vertraglich gebunden und regelmäßig überprüft werden. Nur die Dienstleister, die Ihre Daten in meinem Auftrag speichern, verarbeiten Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union, wobei ich insoweit nur mit Unternehmen arbeite, die sich auf einen Angemessenheitsbeschluss i.S.v. Artikel 45 DSGVO berufen können.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben einige Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich über mich bei der für mich zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Höflich weise ich darauf hin, dass diese Rechte ggf. an Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen ich bestehen werde.


Kontakt

Birgitta Reitschuster / code2content

Neuschwansteinstrasse 25 a

86163 Augsburg
Tel: +49 176 61356782
Email: info@code2content.de